Tips Memimpin Rapat

Tips Memimpin Rapat

Pernahkah kita memimpin suatu rapat? Baik rapat di RT, di kelurahan, di kantor atau pada event-event lebih besar seperti di perusahaan atau bahkan pada event persiapan kegiatan internasional. Seseorang yang memimpin rapat sering di sebut chairman (ketua).

Bagaimana rapat dapat berjalan lancar dan tujuan rapat tercapai tanpa mengecewakan semua pihak atau peserta rapat? Hal ini bukanlah hal yang mudah karena tidak mungkin seorang chairman dapat membuat semua peserta rapat puas. Menurut saya, apabila 80% peserta rapat puas dengan keputusan yang diambil pada saat rapat maka rapat ini dianggap sudah berhasil. Keputusan rapat yang disetujui bersama seharusnya dapat diimplementasikan tanpa menemui kendala.

Kali ini saya berbagi ilmu tentang cara memimpin rapat (chairing the meeting), yang saya dapat dari membaca berbagai sumber di internet dan dari mengikuti pelatihan public speaking dengan native speaker dari British Council juga Pusdiklat Bahasa.

Seorang chairman yang memiliki peran sebagai fasilitator dapat membuat rapat berjalan dengan lancar dan efektif dengan melalui berbagai tahapan sebagai berikut:

Sebelum rapat

Jika Anda sebagai chairman, maka sebelum mengadakan rapat perlu memikirkan dan menanyakan kepada diri sendiri hal-hal berikut:

Mengapa Anda perlu mengadakan rapat?

Apa yang akan Anda bahas di dalam rapat?

Hasil akhir apakah yang ingin Anda capai?

Apakah perlu menghadirkan speaker dari luar atau speaker dari dalam institusi Anda?

Apakah Anda perlu mendapatkan lebih banyak informasi sebagai bahan diskusi?

Apakah Anda ingin meminta seseorang untuk menyiapkan speech Anda?

Apakah Anda ingin mendistribusikan informasi secara garis besar sebelum pertemuan?

Banyak hal yang harus dipikirkan maka seorang chairman membutuhkan bantuan dari team rapat seperti sekretaris dan staff lainnya. Dengan bekerja sama dengan team, tentukan jadwal acaranya. Jadwal acara berisi hal-hal yang akan Anda diskusikan dalam rapat juga waktu yang dibutuhkan pada setiap poin yang akan didiskusikan.

Waktu sangat penting untuk keberhasilan rapat. Waktu yang dibutuhkan tergantung topik yang akan dibahas. Rapat sebaiknya tidak memakan waktu lama. Jika memang harus memerlukan waktu yang panjang sebaiknya ada saatnya untuk break atau istirahat.

Waktu 2 (dua) jam atau kurang adalah waktu yang tepat untuk mengadakan rapat karena peserta rapat tidak akan bertahan lama untuk fokus pada topik rapat jika rapat terlalu lama. Namun jika diselingi break selama 30 menit maka peserta rapat akan merasa segar kembali untuk meneruskan rapat.

Di awal rapat

Sebelum rapat dimulai staf penyelenggara rapat telah menyiapkan ruangan beserta peralatan rapat yang dibutuhkan seperti bahan rapat , kertas dan peralatan tulis juga slide yang akan dipaparkan. Air mineral, snacks dan tissue juga disiapkan di meja peserta rapat. Susunan tempat duduk juga perlu diatur agar peserta rapat mudah untuk keluar masuk ruangan. Jika peserta rapat adalah para pejabat dengan pangkat atau kedudukan berbeda maka perlu untuk diberikan nama pada setiap kursi atau meja masing-masing peserta.

Namun jika tidak membedakan status peserta rapat maka meja atau kursi tidak perlu diberi nama. Mereka yang datang bebas untuk memilih tempat duduk. Penerima tamu akan sangat membantu peserta rapat untuk mengetahui tempat duduk mereka.

Sebelum para tamu memasuki ruangan, sebaiknya ada tanda panah yang menunjukkan ruangan yang akan digunakan untuk rapat. Di dekat pintu ruang rapat ada meja untuk penerima tamu yang dilengkapi dengan daftar hadir peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat dengan mudah untuk paraf atau tanda tangan kehadiran mereka. Jika perlu di buku tamu juga disiapkan kolom no Hp dan email. Hal ini akan membantu penyelenggara untuk mengetahui siapa saja yang hadir dan siapa saja yang tidak dapat hadir atau diwakili stafnya.

Chairman membuka rapat dengan terlebih dahulu memperkenalkan diri dan memperkenalkan pembicara lain diawal rapat. Jika rapat dihadiri hanya beberapa orang maka semua orang dipersilakan untuk memperkenalkan diri seperti nama dan jabatan mereka. Hal ini untuk menciptakan suasana nyaman dan dapat sebagai ice breaker.

Setelah perkenalan, chairman memulai rapat dengan menyampaikan tujuan diadakannya rapat, tema rapat dan agenda yang akan dibahas didalam rapat. Chairman juga memberitahukan beberapa aturan selama rapat seperti waktu untuk presentasi bagi masing-masing speaker (jika menghadirkan speaker baik dari dalam maupun dari luar institusi), kapan waktu untuk bertanya, selama rapat peserta dipersilakan untuk minum dan menikmati snack. Chairman berperan fleksibel tergantung jenis dari rapat. Pada rapat besar ada MC yang membantu memandu acara namun hanya diawal dan di akhir. Selanjutnya peran terbesar ada pada chairman.  Biasanya juga menghadirkan pejabat tinggi institusi untuk memberikan speech baru kemudian chairman berperan.

Selama rapat

Chairman diharapkan dapat berperan adil kepada seluruh peserta ketika mengendalikan rapat. Setiap orang diberikan kesempatan yang sama untuk mengungkapkan pendapat. Jika ada beberapa orang yang sangat mendominasi rapat, maka chairman berhak mengingatkan dengan sopan dan memberikan giliran kepada peserta yang lain. Pendapat setiap peserta akan di dengar oleh chairman tanpa memandang jabatannya.

Jika ada peserta yang mengungkapkan pendapat diluar topik pembicaraan rapat, chairman berhak mengingatkan peserta dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan peserta tersebut.

Chairman diharapkan tidak menggunakan posisinya sebagai ketua untuk mendominasi rapat dan menganggap pendapatnya yang paling benar dengan mengesampingkan pendapat orang lain. Karena hasil rapat adalah keputusan bersama.

Semua agenda rapat harus dibahas untuk mendapatkan kesepakatan bersama sebagai suatu hasil rapat yang jelas.

Rapat yang hidup jika mayoritas peserta rapat terlibat di dalam diskusi. Chairman juga harus memiliki daftar hadir peserta rapat. Hal ini akan membantu mengingatkannya nama peserta sehingga tidak ada kesalahan dalam memanggil nama peserta rapat. Chairman dapat juga membuat aturan ketika peserta rapat akan mengungkapkan pendapat dengan menyebutkan nama terlebih dahulu dan dari instansi mana.

Mencapai keputusan di dalam rapat

Sering terjadi pada saat rapat, diskusi cenderung bertele-tele sehingga akan sulit untuk mendapatkan kesepakatan bersama. Karena masih adanya ketidakpuasan dari peserta rapat. Terkadang diskusi menemui jalan buntu untuk mendapatkan kesepakatan, sementara waktu rapat yang telah direncanakan segera usai. Maka peran Chairman sangat dibutuhkan untuk segera mendapatkan kesepakatan.

Chairman perlu mengingatkan keseluruh peserta tentang gambaran umum rapat, menyampaikan poin-poin dari pendapat peserta dan jika ada dua atau tiga sudut pandang yang berbeda, maka perlu untuk meringkasnya dan menyajikannya dengan jelas.

Chairman mengungkapkan kembali apa yang telah disepakati di dalam rapat. Hal ini untuk mengetahui apakah semua menyetujui hal yang sama, dan membantu notulen untuk membuat resume tentang kegiatan rapat tersebut. Setelah mendengarkan penjelasan dari Chairman maka diharapkan kesepakatan yang telah didapat bisa diterima oleh seluruh peserta rapat.

Nani Kusmiyati

Jonggol, 17 September 2021

Artikel ke-25

Ref:

https://www.resourcecentre.org.uk/information/chairing-a-meeting/