Minutes (risalah rapat) adalah catatan yang dibuat selama rapat untuk mengingatkan peserta rapat apa yang telah didiskusikan dan disepakati. Minutes tidak perlu panjang atau rumit, dengan bahasa indah atau tata bahasa yang sempurna. Yang terpenting minutes berisi catatan yang jelas dan sederhana tentang keputusan yang telah dibuat pada rapat dan siapa yang akan melaksanakannya. Sekretaris bertugas untuk membuat minutes.

Pada setiap rapat haruslah ada minutes karena minutes merekam kegiatan rapat dari awal hingga akhir juga hasil rapat dan siapa yang akan melaksanakannya. Jika rapat dilakukan dua pihak institusi maka minutes merupakan catatan kesepakatan bersama bagi keduanya. Ketua dari kedua institusi menandatangani minutes tersebut.

Minutes berguna bagi peserta rapat yang tidak dapat hadir. Mereka akan mendapatkan informasi tentang kegiatan dan hasil rapat. Pada rapat kecil atau informal, minutes harus tetap dibuat karena memori seseorang sangatlah terbatas. Minutes bisa dijadikan bukti bahwa kedua institusi telah menyepakati hasil rapat.

Hal mendasar yang dilakukan Minute-taker (sekretaris):

Membuat catatan kasar selama rapat kemudian menyalinnya dengan rapi jika perlu diketik.

Mendistribusikannya kepada orang-orang yang relevan.

Menyimpan semua minutes bersama-sama dalam file untuk referensi di masa mendatang.

Keterampilan apa yang butuhkan minute-taker?

Harus menjadi pendengar yang baik dan percaya diri untuk menuliskan sesuatu karena terkadang minute-taker sering menghabiskan lebih banyak waktu untuk mendengarkan daripada menuliskan sesuatu. Sebaiknya menggunakan komputer walau bukan merupakan keharusan.

Minute-taker harus mengetahui apa yang harus ditulis dan apa yang tidak. Tidak perlu semuanya untuk ditulis namun poin-poin penting yang ditulis. Dia harus fokus pada keputusan dan tindakan yang disepakati dalam rapat.

Minute-taker harus memiliki salinan agendanya. Jika agenda dibuat sebelum rapat, sebaiknya dibaca dengan cermat dan jika mungkin dibicarakan dengan Ketua terlebih dahulu.

Membawa arsip minutes terakhir, jika ada pertanyaan yang muncul tentang keputusan dari pertemuan sebelumnya maka bisa melihat arsip tersebut.

Menggunakan kertas yang layak dan beberapa pena yang bagus. Memastikan ada meja dan ruang yang nyaman untuk menulis.

Di setiap rapat ada beberapa informasi yang perlu dicatat:

Membuat lembar kehadiran terlebih dahulu dan membagikan kepada peserta rapat untuk ditandatangani.

Tulis nama grup, tanggal, waktu, tempat rapat, dan nama setiap tamu, serta dari organisasi mana mereka berasal.

Tulis rincian siapa yang hadir dalam rapat. Jika rapat kecil, buatlah daftar nama semua orang. Jika rapat besar, perhatikan jumlah anggota panitia dan jumlah anggota yang hadir.

Tulis catatan permintaan maaf,  yaitu catatan orang-orang yang tidak dapat hadir untuk rapat. Jangan merekam orang yang belum muncul.

Menjaga catatan agar jelas

Minute-taker dapat membuat catatan kasar terlebih dahulu, menulis beberapa singkatan yang mudah dibaca dan dipahami. Mengatur catatan dengan memberi nomor pada setiap item dan memberi judul.

Menyisakan beberapa baris ruang antara satu item dan item berikutnya, sehingga ada ruang untuk menambahkan poin lain jika diskusi kembali lagi pada topik sebelumnya.

Menggarisbawahi siapa yang setuju terhadap keputusan dan siapa yang hendak melaksanakan. Hal ini bisa ditambahkan pada kolom keterangan.

Ketika mencatat, minute-taker menggunakan bahasa yang sederhana dan lugas. Meringkas masalah dan tidak menuliskan semua detail dari diskusi.

Setelah minutes rapat disepakati sebagai arsip yang benar, maka minutes tersebut ditandatangani oleh Ketua, dan menjadi arsip resmi rapat.

Beberapa kesulitan yang dihadapi minute-taker yaitu apabila diskusi melompat dari satu poin ke poin lain sebelum salah satu dari poin tersebut selesai. Semua orang berbicara sekaligus, sehingga  minute-taker tidak dapat mengikuti diskusi.

Diskusi panjang dan membingungkan sehingga minute-taker tidak tahu bagian mana yang penting untuk dibahas.

Sebelum minutes ditanda tangani, minutes harus dibaca terlebih dahulu oleh ketua masing-masing atau ditampilkan di layar sehingga peserta rapat dapat membaca dengan jelas.

Demikian penjelasan tentang minutes atau risalah rapat.

Nani Kusmiyati

Jonggol, 19 Sepetember 2021

Artikel ke-27

Ref: