Teknik Presentasi

Teknik Presentasi

Pada artikel kali ini, saya akan sharing pelajaran yang saya dapat dari youtube dan dari pengalaman ketika mengikuti pelatihan dengan British Council. Saya akan membahas sedikit teknik dan contoh cara membuat presentasi dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, frasa dan teknik yang berguna untuk memperkenalkan diri dan topik, menjaga ide agar tetap teratur, menangani masalah, dan menanggapi pertanyaan dari audiens.

1. Cara Memperkenalkan Diri dan Topik

Jika beberapa orang di antara audiens tidak mengetahui siapa kita, maka kita harus memperkenalkan diri.

Dalam suasana yang lebih formal, kita dapat mengatakan sesuatu seperti ini:

“Selamat pagi bapak ibu yang saya hormati. Ijinkan saya memperkenalkan diri, nama saya Nani, saya bekerja di bagian pemasaran.”

“Bapak ibu yang saya hormati. Sebelum memulai presentasi, Ijinkan saya memperkenalkan diri secara singkat. Nama saya Nani dan saya menjabat sebagai kepala SDM.”

Jika kita bekerja di perusahaan yang lebih informal, kita dapat mengatakan:

“Halo rekan-rekan yang berbahagia,  mungkin ada yang belum mengenal saya, ijinkan saya memperkenalkan diri. Nama saya Nani dan saya bekerja di pemasaran digital.”

“Halo semuanya! Saya melihat beberapa wajah baru disini. Saya akan memperkenalkan diri terlebih dahulu. Nama saya Nani. Saya salah satu tim pelayanan customer.

Memperkenalkan topik kita.

Jika topik presentasi kita lebih sederhana, maka dapat mengucapkan satu kalimat, seperti berikut:

“Hari ini, saya akan berbicara tentang kebijakan SDM baru perusahaan dan bagaimana pengaruhnya terhadap bapak ibu yang hadir disini.”

“Saya ingin berbicara dengan bapak ibu, tentang kontrol kualitas dan mengapa kita semua bertanggung jawab atas kontrol kualitas tersebut di departemen mana pun kita bekerja.”

Jika topik lebih kompleks, kita dapat menambahkan lebih banyak detail untuk memecah ide menjadi beberapa tahap. Sebagai contoh:

“Hari ini, saya akan berbicara tentang kebijakan SDM baru perusahaan dan bagaimana pengaruhnya terhadap kita. Saya akan mulai dengan menguraikan kebijakan, kemudian saya akan menyoroti apa artinya kebijakan tersebut bagi kita dan kebiasaan kerja kita. Terakhir, saya akan membahas secara singkat mengapa kebijakan baru ini perlu dan bermanfaat bagi kita semua.

Berikut contoh lain:

“Saya ingin berbicara dengan Anda hari ini tentang kontrol kualitas dan mengapa kita semua bertanggung jawab untuk kontrol kualitas, di departemen manapun Anda bekerja. Pertama-tama, saya akan menjelaskan mengapa ‘kontrol kualitas’ memiliki arti yang lebih luas daripada yang kita harapkan. Saya akan lanjutkan dengan memberikan contoh kontrol kualitas yang nyata, dan mengapa ini penting bagi kita semua. Sebagai penutup, saya akan meminta Anda untuk memikirkan cara agar dapat memasukkan kontrol kualitas ke dalam kebiasaan kerja Anda.

Di sini, kita melihat dua contoh. Kita dapat menggunakan template berikut untuk memulai presentasi:

“Saya akan mulai dengan… , kemudian saya akan… Akhirnya, saya akan…”

“Pertama-tama, saya akan… Saya akan melanjutkan dengan… Untuk menyelesaikan, saya akan…

Namun, kita dapat menggunakan template yang lain yang menurut kita aman dan sesuai dengan presentasi kita.

Oke, sekarang silakan berlatih! Kami ingin Anda melakukan dua hal.

Pertama, berlatih memperkenalkan diri secara informal, dan menjelaskan topik Anda dengan cara yang sederhana, dengan satu kalimat.

Kemudian, berlatihlah memperkenalkan diri secara formal, dan jelaskan topik Anda dengan cara yang lebih mendetail.

2. Cara membuat awal yang menarik

Kita pernah mendengar pembicara yang baik dan pembicara yang buruk.

Pembicara yang baik apabila audiense merasa tertarik dan bersemangat untuk mendengarkan apa yang dipresentasikan hingga selesai. Sedangkan Pembicara yang buruk apabila audiense seolah-olah hadir namun pikiran mereka di tempat lain, atau bahkan mereka tampak gelisah, mengantuk dan sempat tertidur.

Nah bagaimana menyikapinya?

Sebagai pemapar harus mengetahui apa yang diinginkan audiens. Membawa mereka terlibat dalam paparan yang sedang dipresentasikan. Cara membuat awalan presentasi yang menarik yaitu melemparkan masalah ke audiense kemudian pemapar memiliki solusi dari masalah tersebut.

Sebagai contoh:

“Pernahkah Anda merasa diperlakukan tidak adil di tempat kerja, atau merasa bahwa pekerjaan yang Anda lakukan tidak dihargai? Kami telah bekerja untuk merancang kebijakan SDM baru yang akan memastikan semua staf mendapatkan pengakuan yang adil atas kontribusi mereka kepada perusahaan. “

Dengan cara ini, pemapar mengambil topik yang tampaknya membosankan seperti kebijakan SDM, namun pemapar membuatnya lebih relevan dengan audiens-nya menjadi sesuatu yang menarik. Bagaimana caranya? Dengan menghubungkan pengalaman kita dan perasaan mereka.

Teknik kedua? Sebutkan fakta menarik, atau statistik mengejutkan untuk menarik perhatian audiens.

Contoh:

“Tahukah Anda bahwa rata-rata pekerja kantoran menghabiskan delapan jam sehari di tempat kerja, tetapi hanya melakukan empat jam kerja yang produktif dan bermanfaat? Saya di sini untuk memberi tahu Anda tentang ‘kontrol kualitas’, dan bagaimana Anda dapat menggunakan ide ini untuk memanfaatkan waktu Anda dengan lebih baik.

Teknik ketiga, pemapar dapat melibatkan orang dengan menceritakan sebuah cerita pendek dan menghubungkannya dengan topiknya. Cerita yang sangat kuat dengan ditambahkan dimensi emosional ke topiknya dan disampaikan dengan baik.

Contoh:

“Saya pernah bertemu dengan seorang salesman muda. Saya tidak akan menyebut namanya. Dia menghabiskan beberapa minggu membangun hubungan dengan klien potensial. Dia bekerja lembur, dan dia bekerja sangat keras sehingga dia mengalami stres berat, yang kemudian mempengaruhi kehidupan pribadinya. Pada akhirnya, dia tidak mendapatkan kesepakatan dengan klien tersebut dan bahkan klien menandatangani kontrak dengan firma lain. Hari ini, saya akan berbicara tentang kepercayaan diri sebagai alat penjualan, dan bagaimana kita dapat menghindari jebakan yang dialami oleh pemuda ini.”

Gunakan salah satu dari tiga teknik ini dalam pengantar kita untuk terhubung dengan audiens dan tunjukkan kepada mereka mengapa mereka harus tertarik dengan apa yang kita katakan.

3. Menggunakan Bahasa Signposting

Ada kutipan terkenal tentang presentasi:

“Tell the audience what you’re going to say; say it, and then tell them what you’ve said.”

(“Beri tahu audiens apa yang akan Anda katakan; katakanlah, lalu beri tahu mereka apa yang telah Anda katakan.”)

Kutipan ini berasal dari Dale Carnegie, seorang salesman dan penulis Amerika yang sangat sukses. Walaupun nasehat ini disampaikan sudah sangat lama, namun nasihatnya masih relevan sampai sekarang.

Apa arti kutipan itu?

Artinya, presentasi kita tidak boleh hanya memberikan informasi. Kita juga perlu menunjukkan kepada orang-orang bagaimana informasi tersusun dengan baik.

Untuk melakukan ini, kita memerlukan signposting language (bahasa yang menunjuk ke poin presentasi).

Kita menggunakan signposting language yaitu dengan menggunakan kata dan frasa yang mengarahkan audiens di mana poin presentasi dimulai dan diakhiri, untuk menunjukkan apa yang akan terjadi selanjutnya, dan untuk mengingatkan mereka tentang hal-hal yang kita bicarakan sebelumnya.

Contoh signposting language

“Selanjutnya, saya ingin berbicara tentang…”

“Mari kita lanjutkan dan diskusikan…”

“Pada titik ini, saya ingin beralih ke…”

Kita dapat menggunakan signposting language untuk menambahkan detail pada sebuah ide:

“Ijinkan saya membahas lebih detail tentang…”

“Mari kita telaah … secara lebih mendalam.”

“Saya ingin menguraikan…”

Kita dapat menggunakan signposting language untuk menunjukkan bahwa kita telah menyelesaikan poin utama presentasi, dan telah mencapai kesimpulan:

“Sebagai penutup, mari kita ingatkan diri kita sendiri mengapa hal ini penting bagi semua orang di sini.”

“Mari kita tinjau kembali poin-poin penting dari sesi ini.”

“Jadi, Anda telah mendengar apa yang saya katakan. Kesimpulan apa yang dapat Anda ambil dari ini?”

Gunakan signposting language untuk berpindah antar poin, untuk menunjukkan saat kita memberikan ringkasan atau membahas lebih detail, dan untuk memberi sinyal bahwa kita telah mencapai kesimpulan.

4. Mengatasi Masalah

Bayangkan kita sedang membuat presentasi dalam bahasa Inggris. Apa yang bisa salah? Masalah apa yang mungkin kita alami?

Ada banyak masalah umum:

Kita mungkin lupa di mana kita berada, atau lupa menyebutkan sesuatu yang penting.

Kita mungkin menyadari bahwa kita mengatakan sesuatu yang salah, atau kita tidak menjelaskan sesuatu dengan jelas.

Atau, seseorang mungkin menanyakan kita pertanyaan yang aneh, yang kita tidak tahu bagaimana menjawabnya.

Apa yang dapat kita lakukan, dan apa yang dapat kita katakan dalam situasi ini?

Pertama-tama, ada baiknya membuat cue cards dengan poin-poin penting, serta kosakata penting yang kita butuhkan. Jika kita lupa sampai dimana presentasi kita, cue cards dapat membantu.

Cue cards, berguna untuk menuliskan beberapa frasa penting dan untuk menangani masalah dengan lancar.

Tentu saja, melupakan sesuatu bukanlah hal yang ideal. Namun, jika hal itu terjadi, maka lebih baik terus berbicara, daripada hanya berdiri dan diam.

Bagaimana jika kita membuat kesalahan, atau kita menyadari bahwa kita tidak menjelaskan sesuatu dengan baik?

Kita bisa mengatakan:

“Ijinkan saya mengulangi …”

“Sebenarnya, yang ingin saya katakan adalah…”

“Untuk memperjelas, saya ingin mengatakan bahwa…”

Dengan cara ini, kita dapat mengoreksi diri sendiri tanpa mengakui bahwa kita melakukan kesalahan!

Bagaimana jika kita menyadari bahwa kita lupa menyebutkan sesuatu yang penting?

Gunakan frasa seperti ini:

“Ijinkan saya menambahkan satu hal lagi:…”

“Saya ingin menambahkan sesuatu pada poin yang telah kita bahas sebelumnya.”

“Ijinkan saya kembali ke poin sebelumnya secara singkat.”

Sekali lagi, ini memungkinkan kita untuk memperbaiki kesalahan dan tampak memiliki rasa percaya diri, sehingga kita terlihat sebagai pemegang kendali.

Terakhir, apa yang kita lakukan jika seseorang mengajukan pertanyaan sulit kepada kita dan kita tidak dapat menjawabnya?

Beberapa pilihan yang dapat kita terapkan, pertama, kita dapat menunda memberikan jawaban.

Sebagai contoh:

“Saya telah mengalokasikan waktu untuk pertanyaan di akhir sesi ini, jadi saya akan membahas ide Anda nanti.”

“Saya belum dapat menjawabnya sekarang, namun saya akan menjawabnya melalui email Anda secepat mungkin.”

Ini memberi Anda waktu untuk memikirkan jawaban dan melakukan riset jika perlu!

Kita juga dapat mengalihkan pertanyaan, dengan mengajukan pertanyaan kepada audiens lain. Sebagai contoh:

“Ini pertanyaan yang sangat menarik. Namun sebelum saya menjawab, saya ingin tahu: apa pendapat audens tentang hal ini?”

Jika pertanyaannya tidak relevan, maka kita dapat mengabaikan pertanyaan tersebut dan melanjutkan. Sebagai contoh:

“Terima kasih atas masukan Anda, namun saya tidak melihat pertanyaan Anda masih terkait dengan apa yang saya presentasikan.”

“Mohon maaf saya rasa pertanyaan Anda tidak terkait dengan diskusi hari ini. Jadi saya tidak dapat menjawabnya.”

Perhatikan bagaimana kita dapat menggunakan frasa seperti terima kasih atas masukan Anda, tapi… atau saya tidak bermaksud kurang sopan, namun… untuk membuat bahasa kita lebih sopan dan tidak terkesan secara langsung menolak untuk menjawab.

Jadi, untuk menghadapi pertanyaan sulit, ingat ketiga hal tersebut diatas.

Nani Kusmiyati

Jonggol, 19 September 2021.

Artikel ke – 21

Ref: Video, “Presentation in English.”